Elektronische Zeiterfassung

Mitarbeiterinformation zur Einführung des Echtsystems DORMA MATRIX - Zeiterfassung

Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

die elektronische Zeiterfassung DORMA MATRIX wird in einigen Bereichen durch ca. 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum getestet. Ab Ende Oktober 2017 soll das Echtsystem etappenweise in allen Bereichen der Stadtverwaltung sowie der Eigenbetriebe (mit Ausnahme der Kindertagesstätten, der Lehrkräfte im Vogtlandkonservatorium und des operativen Dienstes in der Feuerwehr) eingeführt werden.

Die dafür notwendige datenschutzrechtliche Vorabkontrolle durch die behördliche Datenschutzbeauftragte ist erfolgt.

Eine entsprechende Dienstvereinbarung wird vor der Einführung des Echtsystems abgeschlossen.

Zuerst werden der Eigenbetrieb GAV und die bisherigen Testnutzer schrittweise in das Echtsystem übernommen. Bis Jahresende sollen alle weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das elektronische Zeiterfassungssystem integriert werden.

Die jeweiligen Termine für den Start des Echtsystems werden rechtzeitig bekannt gegeben. Bis zu diesem Zeitpunkt läuft der Probebetrieb für die Testnutzer weiter.

Folgende Hinweise bitten wir die bisherigen Testnutzer bzgl. des Übergangs zu beachten:

• Der Probebetrieb des Zeiterfassungssystems wird im Rahmen der Einführung des Echtsystems auslaufen, es erfolgt keine Datenübernahme (z.B. Arbeitszeiten, Mehrarbeitsstunden) in das Echtsystem.
• Bis zur Zeitbuchung im Echtsystem ist weiterhin das excel-Dokument TimeWriter 8.1 die für Sie verbindliche Zeiterfassung (dies galt auch im Rahmen des Probebetriebes).
• Der Resturlaub sowie die Mehrarbeitsstunden werden vom Nutzer entsprechend der excel-Zeiterfassung in das Echtsystem übertragen.

Hinweise für Erstnutzer:

• Bis zum Beginn der Zeitbuchung im elektronischen Zeiterfassungssystem ist das excel-Dokument TimeWriter 8.1 die für Sie verbindliche Zeiterfassung.
• Der Resturlaub sowie die Mehrarbeitsstunden werden vom Nutzer in das elektronische Zeiterfassungssystem übertragen.
• Schulungstermine sowie Schulungsunterlagen werden im Mitarbeiterportal veröffentlicht.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Anwenderbetreuer.