Hilfe bei Archivierung und Kassation

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

von Zeit zu Zeit ist es wieder soweit und eine Archivierung/Kassation Ihrer nicht mehr benötigten Unterlagen ist notwendig:

Da tauchen sie wieder auf, Begriffe wie

Aktenplan, Aktenzeichen, Ablieferungsverzeichnis, Kassation, Übergabe per Workflow ...

Aber keine Angst, es ist nicht so schlimm wie es sich vielleicht anhört.

Grundsätzlich sei gesagt, wenn bei der Vorbereitung Ihrer Übergabe oder auch einer Kassation Fragen aufkommen oder Unsicherheiten vorhanden sind, können Sie sich jederzeit bei uns melden. Wir beraten und unterstützen Sie gern. Auch ein Vor-Ort-Termin ist selbstverständlich möglich, wenn Ihre Fragen nicht am Telefon abschließend geklärt werden können.

Generell unterliegen alle in der Stadtverwaltung anfallenden Unterlagen im Zuge ihrer Aussonderung der Anbietungspflicht an das Archiv (siehe Dienstanweisung über die Aktenordnung der Stadt Plauen im Mitarbeiterportal). Dies betrifft auch Unterlagen, welche laut Aktenplan nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kassiert werden könnten. Die endgültige Entscheidung darüber kann nur das FG Archiv treffen.

Die wichtigsten Grundlagen und Hinweise zur Vorbereitung einer Übergabe, zum Ausfüllen des Ablieferungs- oder Kassationsverzeichnisses und das Aktendeckblatt (beschreibbares pdf-Dokument) finden Sie im Mitarbeiterportal Verwaltungsarchiv - [inside plauen].

Eine Hilfestellung zur Übergabe der Ablieferungs- und Kassationsverzeichnisse per Workflow in Fabasoft gibt es im click-Portal.

In diesem Sinne wünschen wir viel Erfolg und gutes Gelingen.

Ihr Verwaltungsarchiv