Wohin mit den „alten“ Akten?

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

von Zeit zu Zeit stellt man beim Archivieren oder in anderen Situationen,

z. Bsp., wenn Sie

• die Abteilung wechseln,
• ein bisschen Ruhe zum „ausmisten“ und aufräumen finden,
• in Elternzeit                                                                                   oder
• in den wohl verdienten Ruhestand gehen,

fest, dass sich Akten im Büro befinden, welche vermeintlich von „niemandem mehr benötigt werden“, da sie schon „alt“ und „die Fristen sowieso schon abgelaufen sind“.

Grundsätzlich sei gesagt, dass alle und somit auch die vermeintlich von niemandem mehr benötigten Akten/Unterlagen, der Anbietungspflicht an das Archiv unterliegen (siehe Dienstanweisung über die Aktenordnung der Stadt Plauen im Mitarbeiterportal) und somit dem Archiv auch angeboten werden müssen.

Sie dürfen nicht ohne vorherige Genehmigung durch das Archiv vernichtet werden. Dies gilt sowohl für eventuell selbstständiges Schreddern im Büro als auch für den Container, welcher in der Servicestelle steht.

Sie können sich im Vorfeld jederzeit diesbezüglich, und natürlich auch zu allen anderen Fragen rund um die Kassation oder Archivierung, bei uns melden.

Wir beraten und unterstützen Sie sehr gern. Selbstverständlich ist auch ein Vor-Ort-Termin möglich, wenn Ihre Fragen nicht am Telefon abschließend geklärt werden können.

Zur Unterstützung haben wir im Mitarbeiterportal unter Verwaltungsarchiv die wichtigsten Hinweise dazu zusammengestellt.

Eine Hilfestellung zur Erstellung der Ablieferungs- und Kassationsverzeichnisse per Workflow in Fabasoft gibt es im click-Portal.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und gutes Gelingen.

Ihr Verwaltungsarchiv