Neue Dienstanweisung Dienstreisen / Änderungen bei der Bearbeitung

Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

aufgrund der Änderung des Sächsischen Reisekostengesetzes zum 10.06.2023 und im Rahmen der Einführung der eAkte wurde die Dienstanweisung über die Regelung von Dienst- und Qualifizierungsreisen überarbeitet. Die neue Dienstanweisung ist ab dem 01.12.2023 gültig.

Dienstanweisung Dienst- und Qualifizierungsreisen

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang folgende Hinweise:

• für Beschäftigte mit Zugang zum Dokumentenmanagement (Fabasoft eGov-Suite, DMS)

Ab dem 01.12.2023 erfolgt die Bearbeitung von Dienst- und Qualifizierungsreisen für alle Beschäftigten der Stadt Plauen und des Eigenbetriebes Gebäude- und Anlagenverwaltung, die über einen Zugang zum Dokumentenmanagement (Fabasoft eGov-Suite, DMS) verfügen, in elektronischer Form.

Eine ausführliche Beschreibung zur Bearbeitung (Antragstellung, Abrechnung) Ihrer Dienst- oder Qualifizierungsreise finden Sie im Mitarbeiterportal unter folgendem Link:

Dienstreise [[inside plauen] Click!]

Zudem stehen Ihnen bei Fragen Ihre Anwendungsbetreuer und die Hotline IT-Support (Tel. 1188) zur Verfügung.

Wichtig: Vor der ersten elektronischen Antragstellung ist eine einmalige Vorbereitung erforderlich. Legen Sie idealerweise Ihre Dienstreiseanträge in einem separaten Ordner auf Ihrem Schreibtisch in Fabasoft ab:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu im Werkzeugbereich.

Wählen Sie Zusammenarbeit → Ordner aus der Liste, benennen Sie den Ordner und bestätigen Sie mit Weiter.

Öffnen Sie den neuen Ordner mit Klick. Hier erzeugen Sie nun Ihre Dienstreiseanträge.

Bitte beachten Sie: Bis zum 30.11.2023 gestellte Anträge für Dienst- oder Qualifizierungsreisen werden noch auf dem bisherigen Weg, also in Papierform, abgewickelt. Bitte nutzen Sie hierzu weiterhin die hier eingestellten aktualisierten Formulare.

• für Beschäftigte ohne Zugang zum Dokumentenmanagement (Fabasoft eGov-Suite, DMS)

Die Bearbeitung von Dienst- und Qualifizierungsreisen erfolgt weiterhin in der üblichen Papierform. Bitte nutzen Sie die hier hinterlegten aktualisierten Formulare.

Generelle Hinweise

• Beherbergungssteuer

Einige Städte (wie z.B. Berlin, Leipzig) erheben eine Beherbergungssteuer als örtliche Aufwandsteuer entsprechend ihrer Beherbergungssteuersatzung. Diese entfällt im Rahmen von dienstlich erforderlichen Übernachtungen. Bitte prüfen Sie daher bei einer Dienst-/Qualifizierungsreise mit Übernachtung, ob am Geschäftsort diese Steuer zu begleichen ist. Ist dies der Fall, melden Sie dies bitte bei Antragstellung; Sie erhalten von der Reisekostenstelle dann eine entsprechende Bescheinigung zum Nachweis Ihrer dienstlich bedingten Übernachtung. Bitte ergänzen Sie diese Bescheinigung mit den erforderlichen Daten und legen die Bescheinigung in Ihrer Beherbergungsstätte vor, damit dies dort berücksichtigt werden kann.

• Auslandsdienstreisen

Für Dienstreisen ins Ausland (EU, Europäischer Wirtschaftsraum u. Schweiz) wird eine sogenannte A1-Bescheinigung benötigt. Mit dieser Bescheinigung weist der/die Beschäftigte nach, dass er/sie bei einer Dienstreise ins Ausland über das Heimatland sozialversichert ist. Bitte beantragen Sie Auslandsdienstreisen daher mindestens mit einer Vorlaufzeit von 14 Tagen vor Reisebeginn, damit für Sie rechtzeitig die erforderliche A1-Bescheinigung durch die Gehaltsstelle beantragt werden kann.

Die gesetzlichen Änderungen (u.a. Erhöhung der Wegstreckenentschädigung, Erhöhung der Übernachtungskostenpauschale, usw.) werden selbstverständlich bereits seit dem 10.06.2023 bei der Reisekostenvergütung berücksichtigt.

Sollten Rückfragen bestehen, wenden Sie sich gerne an die Reisekostenstelle.

Formulare

Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage, um sie zu öffnen. Speichern Sie das erstellte Dokument an der von Ihnen favorisierten Stelle ab.