Wichtige Hinweise für die Erstellung/Verfügung von Ablieferungs- und Kassationsverzeichnissen

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

seit nun fast anderthalb Jahren nutzen wir die neue rein elektronische Übergabe der Ablieferungs- und Kassationsverzeichnisse. Wir freuen uns sehr, dass alles so gut funktioniert und wir auch dank Ihrer Rückmeldungen kleinere Problemchen überwinden konnten.

Zur Optimierung des Ablaufes möchten wir Ihnen gern noch ein paar Hinweise geben, falls Sie das Verzeichnis durch die Auszubildenden erstellen, bearbeiten und verfügen lassen möchten.

Vor der Erstellung eines Verzeichnisses wäre es am besten, wenn Sie sich hierfür jeweils einen separaten Ordner auf Ihrem Schreibtisch für die Sammlung aller Verzeichnisse anlegen. Diese können Sie dann für Ihre Kolleginnen und Kollegen freigeben, damit jederzeit ein Zugriff gewährleistet ist, falls eine Akte angefordert werden muss.

Wenn das Ablieferungs- oder Kassationsverzeichnis dann durch die Auszubildenden in Ihrem Bereich erstellt werden soll, muss dies unbedingt auch in dem jeweiligen Ordner sein. Nur so wird ein Zugriff des aktenverantwortlichen Mitarbeiters auf das Dokument jederzeit gewährleistet.

Dies erreichen Sie durch eine entsprechende Stellvertreterrolle oder durch das Vergeben der Rechte auf diesen Ordner an die Auszubildenden.

Nach Abschluss der Erstellung bzw. Bearbeitung muss das Dokument verfügt werden. Soll auch dies durch die Auszubildenden übernommen werden, ist hier folgendes zu beachten:

Die Verfügung wird wie im click-Portal Ablieferungsverzeichnis/Kassationsverzeichnis [[inside plauen] Click!] beschrieben gestartet und landet im Arbeitsvorrat. Hier muss nun mit der rechten Maustaste auf der Aktivität der Punkt Abgeben ausgewählt werden. Als Benutzer wird die/der Aktenverantwortliche eingetragen und kann die Aktivität dann ganz normal bearbeiten, als hätte er/sie das Verzeichnis selbst angelegt.

Die bereits hinterlegte Vorlage für die Verfügung soll nicht abgeändert werden!

Sollte hier Änderungsbedarf bestehen, setzen Sie sich gern im Vorfeld mit uns in Verbindung.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung ist, wie Ihnen bereits bekannt ist, im click-Portal hinterlegt und wurde mit den oben erwähnten Erweiterungen ergänzt.

Für Fragen stehen wir selbstverständlich jederzeit sehr gern zur Verfügung.

Ihr Verwaltungsarchiv