Checkliste der Woche: Die vier Qualitätsmerkmale für einen zeitgemäßen Schreibstil

 
Sprechnah formulieren
Wir sprechen den ganzen Tag über. Die Sprache und die Formulierungen, die wir dabei benutzen, sind wir also gewohnt und können sie schnell verstehen. Wenn Sie im Brief genauso schnell und direkt verstanden werden möchten, dann verwenden Sie heute ebenfalls eine am Gesprochenen orientierte Sprache: die so genannte gehobene hochdeutsche Umgangssprache.
Ausnahmen davon sind weiterhin gültige Höflichkeitsformeln wie "Sehr geehrter/Sehr geehrte" und "Mit freundlichen Grüssen"..

Partnerschaftlich formulieren
Sender und Empfänger stehen in einem partnerschaftlichen Verhältnis zueinander. Verwenden Sie in Ihrem Schreibstil also weder überordnende noch unterwürfige Formulierungen.

• Überordnend ist z.B. eine Formulierung wie "Sie müssen ... schicken". Schreiben Sie stattdessen "Bitte schicken Sie ...".
• Unterordnend sind z.B. Formulierungen wie "Wir stehen Ihnen zur Verfügung", "dienen", "wir erlauben uns".

Kurz und präzise, aber zugleich höflich und freundlich formulieren
Ein Brief oder eine E-Mail muss keine Mindestlänge mehr haben - aber es gibt bestimmte Standards für Höflichkeit und Freundlichkeit, die Sie unbedingt einhalten sollten.
Dazu gehören (auch in E-Mails!) eine beziehungsorientierte Einleitung (z.B "Vielen Dank für ..."), ein kontaktorientierter Schluss (z.B. "Wenn Sie noch Fragen haben, erreichen Sie mich am besten telefonisch unter ..."), eine ausgeschriebene Anrede und auch ein ausgeschriebener Gruß (also: "Mit freundlichen Grüssen" und nicht "MfG").
Kurz und präzise gestalten Sie Ihren Schreibstil mithilfe folgendem Grundsatz: Nur sinnvolle Informationen und jede Information nur einmal.

Positiv formulieren
Vermeiden Sie Begriffe, die negative Assoziationen wecken: "Problem", "leider", "bedauerlicherweise". Formulieren Sie das, was Sie können - nicht das, was Sie nicht können. Anstatt "Wir können nicht vor Montag liefern" ist es geschickter, "Wir liefern am Montag" zu schreiben.

Auch bei Fax und E-Mail einen guten Schreibstil einüben
Brief, Telefax und E-Mail sind nur unterschiedliche Versandformen für einen gleichen Inhalt - und sollen deshalb auch in gleicher Weise und unter Beachtung derselben Höflichkeits- und Lesbarkeitsregeln geschrieben werden.

Alle bisherigen Checklisten