Checkliste der Woche: Grundregeln für das E-Mail-Management

• Eingangspost wird nur ausgedruckt, wenn es unbedingt erforderlich ist.
• Antworten werden direkt in die Anfrage geschrieben und komplett zurückgesendet.
• Fehlerhafte Rechtschreibung und häufiger Gebrauch von Abkürzungen werden vermieden.
• Der Betreff-Text wird für den Empfänger aussagekräftig formuliert.
• Die komplette Absenderangabe wird automatisch ans Ende jeder Mitteilung gesetzt unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften, wenn die eigene Firma im Handelsregister eingetragen ist.
• Als E-Mail-Adresse für Internet-Dienste (Shops, Newsletter etc.) wird eine Extra-Adresse und nicht die Hauptadresse verwendet.
• Ein Anti-Virenprogramm prüft E-Mails und deren Anhänge im Hintergrund bereits beim Herunterladen.
• E-Mails unbekannter Absender mit nicht angefordertem Dateianhang werden ungelesen gelöscht.
• Zugesandte Dateianhänge werden vor dem Öffnen ohne Ausnahme auf Viren geprüft.
• Die Virendefinitionen werden wenigstens wöchentlich aktualisiert.
• Aufbewahrungsfristen sind bekannt und werden beachtet.
• Posteingang und -ausgang, der nicht mehr für relevante Vorgänge relevant ist und nicht einer Aufbewahrungsfrist unterliegt, wird regelmäßig gelöscht.
• Vorhandener Posteingang und -ausgang wird regelmäßig gesichert.
• Die Adressdatei wird regelmäßig gesichert.
• Passwörter werden sicher aufbewahrt.
• Es wird von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, einzelne E-Mails eines abgeschlossnen Vorgangs zusammen mit anderen vorgangsbezogenen Daten (Textdateien, Tabellen) abzulegen/zu archivieren.

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