Checkliste der Woche: So planen Sie eine gelungene Veranstaltung

• Überlegen Sie sich für Ihre Veranstaltung ein zielführendes und mitreißendes Motto.
• Sie sollten nicht an der Qualität der Räume und der Verpflegung sparen.
• Achten Sie darauf, dass die Teilnehmer nicht zu beengt oder zu verstreut sitzen und wählen Sie eine dementsprechende Raumgröße.
• Planen Sie eine Überraschung ein, die nur auf Ihrem, nicht aber auf dem Tagesplan der Teilnehmer steht.
• Stellen Sie zu Beginn heraus, welche Chancen und Nutzen die Ergebnisse der Veranstaltung für jeden einzelnen Teilnehmer bringt und wiederholen Sie diese zum Ende der Veranstaltung.
• Zwischen den Vorträgen sollte genügend Zeit für Meinungsäußerungen und Fragen zur Verfügung stehen.
• Die wahrscheinlich schwierigsten Probleme sollten nicht in den letzten, sondern in den ersten Phasen der Veranstaltung angesprochen werden.
• Trockene Daten und Fakten sollten so kurz wie möglich dargestellt werden. Liefern Sie wichtige Details besser in Papierform.
• Verwenden Sie optisch und inhaltlich möglichst einfache grafische Darstellungen, die schnell überblickt und verstanden werden können.
• Projizierte Bilder und Grafiken sollten nur so lange stehen, wie sie das gesprochene Wort visuell unterstützen, sonst lenken sie nur ab.
• Achten Sie darauf, dass die Referenten ihr Zeitlimit nicht überschreiten und so der Tagesplan eingehalten werden kann.
• Setzen Sie bei Diskussionen Zeitlimits von höchstens 30 Minuten und beenden Sie eine Diskussion mit einer kurzen Zusammenfassung der Ergebnisse und Meinungen.
• Komplizierte Themen sollten nicht unmittelbar aufeinander folgen. Bauen Sie dazwischen Diskussionsphasen oder leichter verständliche Inhalte ein.
• Diskutieren Sie keine Themen im Plenum, die nur für wenige interessant sind.

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