E-Akte Plauen: Geänderte Frist bei Löschungen nach Vier-Augen-Prinzip

Im Rahmen der E-Akte können Akten, Vorgänge und Dokumente, wenn aus rechtlichen Gründen (z. B. Datenschutz) die Stornierung nicht ausreicht, im Vier-Augen-Prinzip gelöscht werden. Beispiele dafür sind als Dokument erfasste Ausweiskopien im Zuge von elektronischen Anträgen, die nach der Identifizierung sofort vernichtet werden müssen und nicht in der Akte dauerhaft aufbewahrt werden dürfen oder versehentlich im falschen Vorgang registrierte Dokumente mit sensiblem Inhalt. Dabei bringt der Sachbearbeiter die Unterschrift "Löschmarkierung" mit einer Begründung an, der Vorgesetzte erhält das Objekt in den Arbeitsvorrat und bestätigt die Löschung nach Prüfung.

Bisher betrug die Zeit zwischen Löschbestätigung und automatischem Ausführen der Löschung durch das System 30 Tage. Aus insbesondere datenschutzrechtlicher Sicht macht es aber keinen Sinn, ein falsch zugeordnetes oder unverzüglich zu löschendes Objekt noch 30 Tage sichtbar aufzubewahren. Daher wurde die Frist nun auf 0 Tage verkürzt. Das bedeutet, dass die Löschung unverzüglich, also innerhalb der nächsten 5 Minuten nach Löschbestätigung erfolgt. Eine Aufbewahrung innerhalb einer Frist zur eventuellen Rückgängigmachung der Löschanfrage ist hier wegen des bereits durchgeführten Vier-Augen-Prinzips (und damit einer doppelten Prüfung der Notwendigkeit der Löschung) nicht erforderlich.

Die ausgeführte Löschung wird wie bisher in der zugehörigen Akte in der Historie im Löschprotokoll dargestellt.