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von Thomas Schüppel
Die Ablage der Rechnungen in Vorgängen in der eGov-Suite durch die Haushaltssachbearbeiter ist seit dem Jahr 2011 immer in die gleiche Akte erfolgt. Dadurch haben sich dort mehrere hundert Vorgänge und insgesamt einschließlich aller Dokumente mehr als 20.000 Objekte angesammelt. Das hat dazu geführt, dass in diesem Jahr die Ablage der Rechnungen an den Arbeitsplätzen immer langsamer wurde, was verständlicherweise zu Unzufriedenheit in der Bearbeitung geführt hat.
Aus diesem Grund wurde die Ablage systemintern umstrukturiert und eine neue Akte erzeugt, die ab dem Jahr 2019 für die neu zu erzeugenden Vorgänge genutzt werden soll. Bitte benutzen Sie daher für Ihre Vorgänge der Rechnungseingangsbearbeitung die Akte mit dem Geschäftszeichen
Die bisherige Akte mit dem Geschäftszeichen 21.30.11/1 wurde geschlossen. Dort können keine neuen Vorgänge mehr erzeugt werden. Bestehende Vorgänge können Sie aber weiterhin bearbeiten und dort auch Dokumente ablegen. Der Titel der Akten 1 und 25 wurde so gekennzeichnet, dass Sie erkennen können, um welche es sich handelt ("bis 2018"/"ab 2019").
Für den Fall, dass Sie bereits einen Vorgang für 2019 in der alten Akte 21.30.11/1 erzeugt haben, schreiben wir Ihnen diesen gern zu 21.30.11/25 administrativ um. Dazu erstellen Sie bitte ein Ticket unter Angabe des Geschäftszeichens des umzuschreibenden Vorgangs. Die Umschreibung ist leider nicht selbst möglich, da die Akte abgeschlossen wurde. Klicken Sie hier, um ein Ticket zu erzeugen.
Wenn Sie als Registrator neue Akten neben der vorgegebenen Sammelakte erzeugen, so können Sie dies weiterhin unter dem Aktenplaneintrag 21.30.11 tun. Die neu erzeugten Akten werden automatisch dem neuen Sammelpool zugeordnet, der in den dann dort enthaltenen Vorgängen eine schnellere Verarbeitung der Daten ermöglicht.
Bei Fragen steht Ihnen gern Ihr Anwenderbetreuer zur Verfügung.