Wegfall der elektronischen Verfügungsmöglichkeit für einfache Schriftstücke ab Fabasoft eGov-Suite 17

Mit dem kommenden Update auf die Fabasoft eGov-Suite 17 steht die Möglichkeit des Verfügens einfacher Schriftstücke mit elektronischen Laufwegen (Workflows) grundsätzlich nicht mehr zur Verfügung (ausgenommen spezielle Fachanwendungen wie z. B. das Personalinformationssystem). Das bedeutet, dass z. B. Word-Objekte, Excel-Arbeitsblätter, Powerpoint-Präsentationen oder PDF-Dokumente, aber auch einfache Ordner, nicht mehr per Workflow versendet werden können, wenn sie nicht als Dokument in einem elektronischen Vorgang gespeichert sind.

Hintergrund dafür ist, dass bei Benutzung von elektronischen Laufwegen oder Zeichnungen für Schriftstücke es sich stets um aktenrelevante Dokumente handeln muss, die in einer Behörde rechtskonform abgelegt werden müssen. Außerdem kam es in der aktuellen Version auch wegen der Rechtezuweisung zu Problemen, wenn bereits als Dokument in einem Vorgang abgelegte Schriftstücke verfügt wurden, da hier keine Zugriffsrechte weitergegeben werden. Aus diesen Gründen steht diese Variante im Standard mit dem nächsten Update generell nicht mehr zur Verfügung.

Elektronische Laufwege sind deshalb ab Version 17 nur noch im Rahmen der Nutzung von Ein- oder Ausgangsdokumenten, Vorgängen und Akten nutzbar.

Da historisch bedingt noch immer einige Schriftstücke ohne rechtskonforme Ablage per elektronischem Laufweg versendet werden, sind diese Arbeitsprozesse umzustellen, so dass die Schriftstücke als Dokument in einem Vorgang der elektronischen Akte gespeichert werden. Somit stehen Ihnen dann auch die elektronischen Laufwege wie bisher zur Verfügung. Erfolgt keine Umstellung, ist dort eine Nutzung von Workflows nach dem Update nicht mehr möglich.

Um zu ermitteln, an welchen Stellen im Haus eine solche Umstellung erfolgen muss, stellen wir ein Formular bereit, in dem Sie eintragen, welche Prozesse das bei Ihnen betrifft. Sofern bekannt, haben Sie dort auch die Möglichkeit, das passende Aktenzeichen für die Ablage in der Akte anzugeben. 

Die Fabasoft-Administration wird sich dann rechtzeitig vor dem Update mit den betreffenden Benutzern oder Organisationseinheiten in Verbindung setzen, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen. Wir stehen Ihnen natürlich auch gern bei Fragen zur Verfügung.

Bitte klicken Sie hier für das Online-Formular...